Obeya

Obeya is een systeem, een concept, een filosofie, gedefinieerd door een bepaalde reeks ideeën (principes). Organisaties hanteren deze 11 Obeya Principes in het streven naar inclusieve en duurzame besluitvorming.

Toyota Lean Manufacturing System

Obeya betekent letterlijk 'grote kamer'. Toyota bracht Obeya in 1993 in de praktijk met de lancering van hun eerste Prius als onderdeel van het Toyota Lean Manufacturing System.

In minder dan drie jaar tijd werd de eerste hybride auto, de Prius, op de markt gebracht, 15 jaar voor op de concurrentie. Ze gebruikten Obeya om deze prachtige prestatie te leveren. Dit succes bracht Obeya onder de aandacht van het grote publiek en sindsdien is de populariteit blijven groeien.

De meeste mensen kennen Obeya als een fysieke of digitale werkplek waar strategie en uitvoering elkaar ontmoeten. Obeya begeleidt zowel het gedrag als het ontwerp van de werkomgeving. De 11 Obeya Principes vatten deze krachtige combinatie tussen de twee samen.

Obeya rollen uitlegd

Om het beste uit uw Obeya te halen, heeft u specifieke expertise en vaardigheid nodig. Er is vakmanschap te herkennen op het gebied van Obeya, waarin professionals getraind en opgeleid kunnen worden om de effectiviteit van Obeya te verbeteren.

Bekwame Obeya-professionals kunnen ervoor zorgen dat een Obeya goed verankerd is in uw organisatie en de discipline bieden die nodig is om voordelen op de lange termijn te behalen.

Er zijn twee verschillende competentiegebieden te definiëren die een Obeya laten werken, hieronder samengevat in twee essentiële Obeya-rollen: De Obeya Master en de Obeya Host.

Obeya Master

Organiseert de evolutie van de werkelijke Obeya ruimte, Obeya inhoud en zijn positie in de organisatorische context & infrastructuur.

Obeya Host

Helpt bij groepsprocessen en ontwikkeling. Zet het geleerde om in duurzame beslissingen door middel van een geïnformeerd gesprek.

De rollen illustreren benaderingen en competentiegebieden, waardoor professionele groei op het gebied van Obeya mogelijk is. In de praktijk kunnen deze twee rollen door één persoon worden uitgevoerd. Maar dit hoeft niet het geval te zijn.

11 Principes: structuur zonder verlies van flexibiliteit

Er zijn gemeenschappelijke eigenschappen en kenmerken die door de meeste Obeya worden gedeeld en die worden weergegeven in de 11 Obeya-principes.

De 11 Obeya-principes verzamelen en synthetiseren deze kenmerken en helpen bij het delen van best practices. Ze zijn bedoeld om het gebruik en de ontwikkeling van Obeya te begeleiden. De 11 Obeya Principes bieden een gemeenschappelijke taal en een conceptuele basis van Obeya.

Een Obeya betekent werken in 4 kwadranten: Mentaliteit (Mindset), Coördinatie (Alignment), Werkruimte (Workspace) en Inhoud (Content). De 11 Principes definiëren verder hoe u het werk in een Obeya in elk kwadrant moet benaderen. De relatieve volgorde van de afzonderlijke Beginselen staat los van hun relevantie.

Infographic: schematische weergave van de 11 Obeya Principes.

De combinatie van de Principes met de rollen Obeya Master en Obeya Host bieden een solide kader om Obeya te benaderen. Het zorgt voor structuur in uw Obeya setup zonder verlies van flexibiliteit.

Mentaliteit

	#1	Mensen komen samen in de Obeya om op een respectvolle manier essentiële informatie te zien, te leren en ernaar te handelen.
		Mensen die samenkomen in betekenisvolle interactie zijn het grootste compliment voor elke Obeya-werkplek. Integriteit van de gepresenteerde informatie is belangrijk voor mensen om ver­trou­wen te hebben in het Obeya-proces.	Obeya Hosts cultiveren nieuwsgierigheid. In een veilige omgeving komen meerdere perspectieven de duurzaamheid van beslissingen ten goede. Vragen die inzichten omzetten in actie zijn de ultieme superkracht van Hosts.

	#2	Mensen zetten zich in om continu te verbeteren en obstakels gaandeweg op te lossen.
		Een Obeya Master realiseert zich dat imperfecties zorgen voor verbetermogelijkheden. Verdoezel nooit slecht nieuws of witte vlekken, zorg altijd voor een oprechte weergave.	Een Obeya Host daagt de status quo uit in een gedisciplineerd en cyclisch ritme waarin we elke cyclus proberen te verbeteren. Feiten en gege­vens zijn van vitaal belang en empirisch bewijs bouwt zich gaandeweg op.

Afstemming

	#3	In de Obeya communiceren we een sterk gevoel van doelgerichtheid.
		De Obeya Master zorgt ervoor dat het doel wordt gedestilleerd, periodiek herzien en duidelijk gepre­sen­teerd binnen de Obeya.	De Obeya Host verwijst naar het doel en de implicaties op beslissende momenten. Doel is een voorwaarde voor een Host om zinvol werk te doen in de Obeya en teamwork mogelijk te maken.

	#4	Het doel is herkenbaar verbonden met onze organisatie­strategie door middel van zinvolle doelstellingen.
		De Obeya Master vertoont een visueel en duidelijk verband tussen doel en doelstellingen. Doelstellingen zijn richtinggevend en trans­for­mationeel. Het visualiseren van de voortgang van de doelstellingen helpt het werk van de Host.	Obeya Hosts kweken begrip tussen de resultaten, onderlinge afhankelijkheden en doel. Hosts identificeren de voortgang van de doelstellingen om het leren te versnellen en actie te verge­mak­kelijken.

	#5	De Obeya verbindt strategie met uitvoering van zichtbare oriëntatie op klantbeleving.
		De Obeya Master geeft waardecreatie weer als ervaren door de klant. Duidelijke weergave van de strategie komt de operationele richting ten goede. Ervaringen op de werkvloer geven op hun beurt feedback over strategische prioriteiten.	Strategische haalbaarheid wordt getoetst door lessen uit de praktijk en klantervaringen. Strategie geeft operationele richting. Dit is een cyclus waarin Hosts aanpassingen aan beide kanten herkennen en activeren.

	#6	De Obeya bijeenkomsten hebben een ritme dat synchroon loopt met de operationele hartslag van de organisatie.
		Door middel van ontmoetingsritmes creëert de Obeya gesystematiseerde betrokkenheid. De Obeya Master zorgt ervoor dat alle bestuursritmes gesynchroniseerde tijdschema's hebben.	Obeya Hosts coördineren dat Obeya bijeen­komsten op het juiste moment en met de juiste mensen plaatsvinden. Het wordt aanbevolen om beslissingen van Obeya tijdig te delen met de gehele organisatie.

Werkruimte

	#7	De visualisaties van Obeya zorgen voor een logische en praktische informatie- en gespreksstroom.
		De Obeya Master verbetert continu de informatie­stroom in de Obeya op basis van feedback van de Obeya Host. De informatie­stroom moet zich ver­talen in een gespreksstroom.	Visueel Management moet de Obeya gespreks­stroom intuïtief begeleiden. Feedback over hoe het gesprek verloopt, is waardevol voor Obeya Masters voor het verbeteren van de informatie­stroom.

	#8	De Obeya weerspiegelt een goed begrip van de werkstroom van start tot oplevering.
		Obeya Masters laten het proces of de activiteiten zien waarmee waarde wordt gecreëerd en laten zien hoe en waar verschillende partijen hun werk bijdragen aan het grotere geheel.	Obeya werkruimtes moeten een Obeya Host in staat stellen om te investeren in een gedeeld begrip van: waardelevering en de uitdagingen daarvan; de impact van de dynamiek en praktische aspecten van de werkvloer.

	#9	De Obeya is een aantrekkelijke en beschikbare ruimte, in de nabijheid van de werkvloer.
		Een Obeya Master besteedt aandacht aan de locatie, uitstraling, (slimme) gereed­schappen en hulp­programma's van Obeya. Als gevolg hiervan moet er ook rekening worden gehouden met de budget­toewijzing van Obeya.	Goed onderbouwd, vaak bezocht en transparant werken bij Obeya's het beste. Hosts pikken signalen op waar slechte Obeya-regelingen de Obeya-resultaten bemoeilijken. Obeya Hosts coördineren met Obeya Masters.

Inhoud

	#10	In de Obeya gebruiken we analytisch-gedreven-bewijs om zakelijke beslissingen te nemen.
		Obeya Masters organiseren eenduidig (cijfer­matig) bewijs. Kritieke informatie (gegevens) kan worden gesyn­thetiseerd in categorieën, terwijl ook hun relatieve belang wordt weerspiegeld.	Obeya Hosts brengen het leerproces op gang door vakkundig vragen te stellen en inzichten te verwerven in (de relatie tussen) statistieken. De inzichten komen ten goede aan duurzame en inclusieve besluitvorming.

	#11	Gegevenseigenaren zorgen ervoor dat informatie gemakkelijk te consumeren, direct beschikbaar, up-to-date en visueel aantrekkelijk is.
		De Obeya Master werkt samen met data-eigenaren, waardoor zoveel mogelijk complexiteit wordt weggenomen. Gegevensverzameling is een geformaliseerd proces dat informatie centraliseert in de Obeya.	Obeya Hosts verbeteren de samenhang van gegevens (vertegenwoordiging) en de behoeften van de gebruiker. Hosts kunnen gegevens­eigenaren uitnodigen voor uitleg, waardoor het vertrouwen wordt opgebouwd dat organisaties nodig hebben om op gegevens te vertrouwen voor besluitvorming.